Manuel d’utilisation du logiciel de gestion des médecins inscrits à l’Ordre des Médecins du Rwanda

 

 

 

 

Medical eXchange Solutions

Central Africa

 


 

 

Table de Matières

 

 

1.    PROCEDURE D’ IDENTIFICATION ET DE CREATION D’UN MEDECIN.. 2

1.1.     Ouverture d’OpenOMR.. 2

1.2.     Fiche administrative.. 2

1.2.1.     Rechercher un médecin.. 3

1.2.2.     Ajouter un nouveau médecin.. 4

1.2.3.     Ajouter une formation du médecin.. 5

1.2.4.     Ajouter une donnée professionnelle du médecin.. 6

2.    DONNEES SUR L’INSCRIPTION.. 8

2.1.     Inscrire un médecin.. 8

2.2.     Enregistrer une cotisation, une facture, un paiement. 9

2.3.     Enregistrer un événement. 11

3.    RECHERCHE D’UNE INFORMATION.. 13

 

 

 

 


  1. PROCEDURE D’ IDENTIFICATION ET DE CREATION D’UN MEDECIN

 

 

1.1.          Ouverture d’OpenOMR

 

 

Au démarrage de l’application, l’écran de login apparaît :

 

 

 

    • Entrer votre login et votre mot de passe
    • Cliquer sur « Login » pour entrer dans le système. 

 

Le login et le mot de passe sont attribués par le gestionnaire du système à chaque utilisateur.

 

1.2.         Fiche administrative

 

A l’ouverture du logiciel, le système montre dans la partie supérieure de la fenêtre, les critères de recherche pour une personne et dans la partie inférieure la liste des médecins de la base de données.

La première parte de l’écran est appelée « écran d’identification » et la deuxième partie, l’ « écran des résultats ».

 

 

 

L’écran d’identification reste visible dans la plupart des pages et remplit les fonctions suivantes :

-          possibilité de rechercher un médecin et d’ouvrir son dossier d’adhésion

-          identification permanente d’un dossier ouvert.

 

1.2.1.              Rechercher un médecin

 

Pour rechercher un médecin, on a plusieurs possibilités.

 

  • Vérifier d’abord si tous les champs de recherche sont vides ou cliquez sur « Vider ».
  • Utiliser un seul critère de recherche ou plusieurs critères combinés. Les critères de recherche sont indiqués sur l’écran d’identification.
  • Cliquer sur « Rechercher » ou taper la touche « Entrer » du clavier

 

Si un seul médecin répond aux critères de recherche, son dossier s’ouvre automatiquement.

 

Si plusieurs médecins répondent aux critères de recherche, une liste de ces médecins s’affiche. Pour sélectionner le bon dossier, il faut cliquer sur le nom du médecin pour ouvrir son dossier.

 

 

 

1.2.2.              Ajouter un nouveau médecin

 

Pour ajouter un nouveau médecin :

  • Vérifier tout d’abord que le médecin n’existe pas dans le système. Utiliser les critères de recherche.
  • S’il n’y figure pas, utiliser alors le bouton « Ajouter une nouvelle personne »

La fenêtre suivante s’ouvre… il suffit de compléter alors les différentes cases de l’identification.

 

 

Au moment de la sauvegarde, la fenêtre sur les autres données du nouveau médecin s’ouvre : données privées, formations et données professionnelles… Cette partie sera également complétée en remplissant les cases et en sauvegardant à chaque fois et si nécessaire en ajoutant une information complémentaire aux données de formation et de profession.

 

 

 

 

1.2.3.              Ajouter une formation du médecin

 

Pour ajouter une formation, il suffit de cliquer sur le bouton « ajouter formation » du module formation de la fiche administrative. La fenêtre suivante s’ouvre … il faudra alors compléter les cases.

 

 

Les instituts de formation déjà créés sont dans la base de données si, celui que vous voulez ajouter n’y figure pas, il faudra alors le créer en cliquant sur le bouton « créer un nouvel institut de formation », remplir les cases suivantes et sauvegarder.

 

 

 

1.2.4.              Ajouter une donnée professionnelle du médecin

 

Pour ajouter une nouvelle donnée professionnelle, il suffit de cliquer sur le bouton « ajouter données professionnelles » du module « données professionnelles » de la fiche administrative. La fenêtre suivante s’ouvre … il faudra alors compléter les cases.

 

 

Les formations sanitaires déjà créées sont dans la base de données si, celle que vous voulez ajouter n’y figure pas, il faudra alors la créer en cliquant sur le bouton « créer une nouvelle formation sanitaire », remplir les cases suivantes et sauvegarder.

 

 

 

La modification d’une donnée se fait en cliquant sur la ligne contenant la donnée.

 

 

 


 

  1. DONNEES SUR L’INSCRIPTION

 

Les données sur l’inscription sont obtenu en cliquant sur le bouton « données d’inscription » du menu. La fenêtre suivante s’ouvre.

 

 

Elle contient les données sur l’inscription, les cotisations, les factures, les paiements et les évenements.

 

2.1.         Inscrire un médecin

 

Pour créer une nouvelle inscription, il suffit de cliquer sur le bouton «  ajouter nouvelle inscription », remplir les cases suivantes et sauvegarder.

 

 

 

Pour voir les inscriptions successives du médecin, il suffit de cliquer sur le bouton « voir inscriptions ».

Pour modifier une inscription, il faut cliquer sur la ligne de l’inscription et de modifier, si nécessaire, les données de l’inscription du médecin.

 

 

Attention, c’est quand un médecin est inscrit qu’il devra alors payer les cotisations càd que sans données sur l’inscription, le module de cotisation, facture et paiement n’est pas activé.

 

2.2.         Enregistrer une cotisation, une facture, un paiement

 

Pour créer une facture, il suffit de cliquer sur le bouton « ajouter nouvelle facture » du module « cotisation facture & paiement », de la fenêtre sur les données des inscriptions.

La fenêtre suivante s’ouvre… il suffit de compléter alors les cases.

 

 

Les items déroulants des cases « service » et « période » sont configurés au préalable par l’administrateur du système.

 

A la sauvegarde de la facture un numéro de celle-ci se crée automatiquement.

 

Pour enregistrer le paiement, il suffit vérifier dans le dossier du médecin, la facture à payer et de cliquer sur « ajouter paiement ».

 

La fenêtre suivante s’ouvre alors… les cases complétées, les données de paiement sont sauvegardées. Les items de « type », c-à-d la manière de paiement sont configurés au préalable par l’administrateur du système.

 

 

Le solde se marque avec le montant restant « à payer » ou un « v» quant tout le montant de la facture a été payé. Les historiques de paiement sont dans « voir paiement ».

 

 

 

2.3.         Enregistrer un événement

 

Le dernier module sur les données d’inscription concerne les événements subvenir à un médecin inscrit.

Pour ajouter un événement, il suffit de cliquer sur le bouton « ajouter événement » du module « événements », de la fenêtre sur les données des inscriptions.

 

 

La fenêtre suivante s’ouvre… il suffit de compléter alors les cases et de sauvegarder.

 

 

Les items sur les types d’événements sont configurés au préalable par l’administrateur du système.

 

 


  1. RECHERCHE D’UNE INFORMATION

 

Le bouton « Recherche » du menu conduit aux critères de recherche (Recherche d’une personne, Recherche avancée) et sur les résultats de la recherche.

 

 

La recherche d’une personne se réalise en tapant un ou plusieurs critères de recherche dans la (les) case(s) du module. En cliquant sur « recherche », le résultat ouvre le dossier du médecin ou donne alors une liste de médecins ayant le(s) même(s) critère(s) de recherche.

 

Le bouton « Recherche avancée » ouvre les autres options de la recherche dont le titre de diplôme, la formation, la spécialité,…

 

 

Par exemple la recherche avancée sur le pays de formation montre que 17 médecins ont effectué leur formation au Sénégal.

 

Le bouton « imprimer » nous crée un fichier .pdf de la liste de médecins du résultat de recherche.

 

 

Par exemple la recherche sur les médecins chirurgiens ayant fait le Sénégal, nous une liste de 4 médecins de la base de données, que nous savons alors imprimer.

 

La recherche peut se faire actuellement sur plusieurs critères séparément : âge, études, sexe, année d’inscription, personne en règle de cotisation pour une période,… ou avec des critères combinés comme dans l’exemple précédent.

La fenêtre suivante monte les critères de recherche déjà actifs dans le système.

 









 

 

                                               Info

 

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